Mistä se idea usein lähtee, kun halutaan laittaa asia kuntoon ja hallinnoida sopimuksia modernilla tavalla?

Näitä kysymyksiä ja kehotteita ovat toimeksiantajani organisaatioissa kuulleet ja niitä on esitetty minulle tavatessani asiakkaita:

”Sopimustenhallinnan voisi laittaa kuntoon, eikös niitä ole jotain sellaisia valmiita järjestelmiä? Ei me mitään ihmeellistä tarvita.”

”Tarvitsisi kehittää sopimustenhallintaa, harjoittelija tai Legal Trainee voisi hoitaa sen kesän aikana.”

”Siirrettään paperisopimusarkisto sähköiseen muotoon. Ostetaan sähköinen arkistojärjestelmä.”

”Sopimustiedostot pitäisi saada jonnekin verkkolevyiltä, niitähän on sellaisia dokumenttienhallintajärjestelmiä.”

”Asianhallintajärjestelmässä on osio, jonne sopimusdokumentin on voinut halutessaan ladata. Nyt uudistamme asianhallintajärjestelmän, sopimustenhallinnan pitää hoitua siinä samalla kertaa myös kuntoon.”

”Meille tuli tällainen kilpailutusjärjestelmä/asiakkuudenhallintajärjestelmä/SharePoint. Tehdään se sopimustenhallinta tämän avulla.”

”Muutamme puolen vuoden päästä ja siellä uudessa paikassa ei ole arkistointitiloja. Nämä sopimukset pitäisi saada nyt sähköiseen muotoon.”

Miten ymmärrämme sen kun joku puhuu sopimustenhallinnasta?

Onko sopimustenhallinta samalla tavalla yleinen termi ja käsitämmekö sen ymmärrämmekö sen sisällön samalla tavalla? Näin ei useinkaan ole. Ihmiset käsittävät asian arkistointina, rekisterinä, dokumenttienhallintana, osana asianhallintaa tai hankinta- ja kilpailutusjärjestelmää. Sopimustenhallintaa hoidetaan myös Excel-taulukoissa sekä jossain sovelluksen kulmalla laittamalla sinne alku- ja päättymispäivät.

Haluatko hallinnoida pre- vai post-signing sopimustenhallintaa – vai näitä molempia?

Suuri vedenjakaja sopimustenhallinnassa on se kun velvoite tulee sitovaksi. Kansantajuisesti: silloin kun sopimus-niminen asiakirja allekirjoitetaan. Tämä voi tapahtua sähköisellä tai kynällä tehtävällä allekirjoituksella, I accept -klikkauksella, lähettämällä tilausvahvistuksen tai kun olet hyväksynyt toimittajan tarjouksen. Myös suullinen sopimus sitoo – meillä on sopimusvapaus.
Ennen sopimuksen allekirjoitusta tapahtuu sopimustenhallinnan kannalta lukuisia eri asioita. Myös allekirjoituksen jälkeiseen seurantaa kohdistuu monia erittäin tärkeitä prosessin ja järjestelmän kannalta seurattavia elinkaaren vaiheita.

Puhutaan pre-signing ja post-signing sopimustenhallinnasta. Myös näiden prosessivaiheiden sisällä on kohteen suhteen määrittelemistä ja mihin vaiheeseen prosessia sopimustenhallinta ja uuden järjestelmän kirjaaminen ”tarraa kiinni”. Pre-signingissa ja sitä kohdetta hallinnoivissa järjestelmissä asia voi alkaa jo ideasta tai tulevan sopimustarpeen kirjaamisesta tai vastaavasti alkaa vasta siinä vaiheessa kun viimeiset sopimusversiot liitteineen ovat valmiit sähköiseen tai kynällä tehtävään allekirjoitukseen. Näiden vaiheiden välissä on lukuisia eri työvaiheita sopimuksesta riippuen: tarjouspyyntövaihe, kilpailutus, sopimuspohjien valinta ja käyttö, versiointi, kommentointi sekä hyväksyminen vain muutamia mainitakseni.

Myös post-signingin suhteen on eritasoisia tavoitteita sopimustenhallinnan kunnianhimon suhteen metatietojen valinnassa tai kuinka käyttöoikeusperiaatteiden tulee tukea organisaation sopimusten käyttöä, organisaatiorakennetta sekä sopimustenhallinnan tiedonjaon politiikkaa. Myös teknologian kyvykkyys vastata automaattisin kaavoin tehtävään hälytystarpeisiin, tekstintunnistus tai tekoälyn tuki ovat järjestelmien ominaisuuksia erottelevia asioita post-signing sopimustenhallinnassa. Jos niitä halutaan olevan, tulee löytää sovellus jolla niitä voidaan toteuttaa.

Tärkein päätös sopimustenhallinnan alun vaatimusmäärittelyissä on siis se, haluaako hallinnoida pre-signing ja/tai post-signing sopimustenhallinnan prosessia järjestelmän tukemana.

Mitä muuta kohteen ja rajauksen määrittelyssä pitäisi pohtia ennen kuin menee ostamaan järjestelmän?

Tästä lisää tulevissa Contractian blogipostauksissa.

Voit tilata myös maksuttoman alkukartoituksen, jolloin voimme keskustella vaatimusmäärittelyn osa-alueista lisää.

Ota yhteyttä!