Tässä blogikirjoituksessa pohditaan asiaa suuren yksityissektorin toimijan kannalta. Tulossa on myöhemmin blogikirjoitus myös julkishallinnon ja julkisuuslain alaisten organisaatioiden näkökulmasta.

Kenellä teillä on avaimet lakiosaston ja talousosaston kassakaappiin? Pääseekö sinne selailemaan sopimuksia pyytämällä sihteeriä avaamaan kaapin?
Kuka pääsee kellarin arkistohuoneeseen?

Myynnin sopimukset ovat myynnin verkkolevyn kansioissa, pitäisikö myös muun organisaation päästä käsiksi myyntisopimuksiin? Esimerkiksi toimitusten tai luotonvalvojan?

”Ruotsin tytäryhtiö on kiinnostunut konserninkattavista hankintasopimuksista, miten me voitaisiin jakaa sopimustietoa ja dokumentteja heille?”

”Yrityksemme toimii matriisiorganisaatiossa, ei meillä välitetä juridista yhtiöistä tai maantieteellisistä jaotteluista. Pääsy sopimuksiin pitää mennä Business Unitien mukaan globaalisti!”

”Meillä on avoin yrityskulttuuri ja ollaan avoimia, ei ole mitään syytä piilottaa sopimuksia keneltäkään!”

No entä yritysjärjestelyihin liittyvät sopimukset, rahoitussopimukset, johtajien rekrytointitoimeksiantosopimukset, keskeisten hankintakomponenttien globaalit hankintasopimukset ja hinnat?

”No juu, ihan kaikkea ei voi näyttää kaikille.”

Sopimustenhallintajärjestelmää suunniteltaessa ja käyttöoikeusrooleja määriteltäessä kysyn asiakkailtani, mikä on teidän sopimustenhallinnan tiedonjaon politiikkanne? Usein vastaus on, että ei meillä ole sellaista määriteltynä tai aukikirjoitettuna. Sitten asiaa voi avata käymällä keskustelua käytännön esimerkein, kuka saa nähdä minkäkinlaisia sopimuksia tai onko tarvetta rajoittaa sopimusnäkyvyyttä tai avata sitä nykykäytännöistä totutuista siiloista? Onko todella sopimuksia, jotka koko organisaatio saa nähdä? Luodaan siis samalla uuden sopimustenhallinnan ja -järjestelmän lukitussuunnitelmaa ja avainnippuja. Tämä on tärkeä osa sopimustenhallinnan vaatimusmäärittelyä!

Hyvä esimerkki ja analogia on tällöin miettiä, että jos organisaatiolla olisi uusi toimitilarakennus, niin kuka pääsisi etuovesta sisään, kuka mihinkin kerrokseen tai osastolle? Onko tiloissa osioita, jonne pääsee vain erittäin rajattu porukka ja onko siellä vielä suljetumpaa tilaa, jota halutaan näyttää vain nimetyille henkilöille? Tai miten yrityksen verkkolevyn kansioiden luvitus on suunniteltu? Minkälainen oikeushallinta on CRM:ssä tai ERP-järjestelmissä? Näin sopimustenhallinnan kokonaisuus alkaa avautua ja ymmärretään, että tarvitaan älykäs lukitussuunnitelma ja riittävä määrä avaimia, joista voidaan koostaa käyttäjille tai käyttäjäryhmille tarpeellinen avainnippu sopimuskantaan. Ja vielä sellainen, joka on helppo päivittää muutostilanteissa vastaamaan uusia tai poistuneita tarpeita.

Hyvin yleinen periaate sopimustenhallinnan tiedonjaonpolitiikan ohjenuora on: henkilöt näkevät ne sopimukset, joita työssään tarvitsevat. Moni ei ole edes kiinnostunut näkemään tämän enempää ja suurissa sopimustenhallinnan ympäristöissä voi hakutuloksiksi tulla liikaa ja tarpeettomia sopimuksia jos käyttöoikeudet tuovat näkyviin liikaa toimenkuvan ohi meneviä sopimuksia.

Mitä osastojen sisällä saa nähdä?

Liiketoiminnan luonne tai asiakkaan tai toimittajan vaatimukset voivat myös määrätä kuka saa nähdä esimerkiksi myyntisopimuksiin tai hankintasopimuksiin liittyviä tietoja: kaupallisia tai teknisiä dokumentteja. On esimerkkejä myyntisopimusten hallinnasta, jossa myyjät ja projektipäälliköt saivat nähdä vain omat myynti- ja projektisopimuksensa, ei muita. Toisissa organisaatioissa taas koko liiketoiminta-alueen myynti sai pääsyn kaikkiin sen liiketoiminta-alueen myyntisopimuksiin… paitsi tietyltä markkina-alueelta he pääsivät vain omiinsa. Eli ei tämä aina ihan selvää ole ennen kuin se kartoitetaan ja kirjoitetaan auki pääsynhallinnan vaatimusmäärittelyihin.

Organisaatioissa, joissa on keskitetty hankinta, on tärkeää että konsernin hankinnalla on pääsy kaikkiin tytäryhtiöiden hankintasopimuksiin. Ja vastavuoroisesti tytäryhtiöiden ostajille on pääsy konsernin neuvottelemiin konserninkattaviin hankintasopimuksiin. Pääsytarpeita voi olla moniin suuntiin: ylös ja alas, sivuittain tai toisen sopimusryhmän sopimuksiin. Tarve tulee usein esille myös myynti- ja hankintatiimien välillä: ”kyllähän me ostettais, kun tiedettäis mitä te olette myyneet”.

Hankintasopimuspuolella edut sopimustenhallinnassa ja -järjestelmissä tunnistetaan välittömästi kehitysprojektien alussa. Kaikki sopimustenhallinnan toimenpiteet auttavat hankinnan suunnittelussa ja hankinnan ohjauksessa. Ostajat ovat fiksua porukkaa ja sopimustenhallinnan avainkäyttäjiä jo alusta asti!

Sopimuspolitiikkaan ja käyttöoikeusmäärittelyyn liittyy vielä lukuisia muita pohdittavia asioita. Näihin esiin tulleisiin kirjattuihin organisaation tarpeisiin on lopulta löytynyt asiakkaalle yhteensopiva järjestelmätuote ja oikeanlainen vaatimusmäärittely teknisen vaiheen ja järjestelmän rakentamisen tueksi.

Osaatko ostaa oikeanlaisen järjestelmän tiedonjaon politiikan periaatteittesi ohjaamana?

Käyttöoikeusasiat tulevat arvioinnin kohteeksi myös järjestelmätoimittajille lähetettävissä tietopyynnöissä ja vertailtaessa käyttöoikeuksien luvitusominaisuuksia eri järjestelmien välillä. Myös demoesittelyissä kannattaa oikeiden käyttötilanteiden avulla testata ja nähdä miten käyttöoikeudet mukautuvat teille tyypillisiin käyttöoikeustarpeisiin.

Ei riitä että ennen järjestelmäsopimuksen allekirjoitusta muistellaan myyjän sanoneen, että ”kyllä meillä on mahdollisuus tehdä tänne monipuolisesti käyttöoikeuksia!”. Erityisesti jos toimitte matriisiorganisaatiossa tai teillä on erityisesti salassapidettävää ja suojattavaa sopimusaineistoa, niin näiden ominaisuuksien olemassaolo ja tuki käytölle tulee kartoittaa jo järjestelmien tietopyyntö- ja vertailuvaiheessa ja vakuuttua niiden toimivuudesta ennen järjestelmän hankintaa.

Tässä blogiartikkelissa pohdittiin asiaa suuren yksityissektorin toimijan kannalta. Tulossa on blogikirjoitus myös julkishallinnon ja julkisuuslain alaisten organisaatioiden näkökulmasta.

Jos sopimustenhallinnan tiedonjaon politiikan tai käyttöoikeusmäärittelyn asiat kiinnostavat, ole yhteydessä niin kartoitetaan ja määritellään niitä yhdessä.