Mukava esittäytyä täällä nettisivujen blogiosuudessa teille sopimustenhallinnasta kiinnostuneille.

Nimeni on Marita Willman ja olen koulutukseltani lakimies. Olen tehnyt sopimustenhallintaa pitkään, ihan sieltä ensimmäisestä lakimiesammatistani asti vuodesta 2000. Mutta kuten jokaisella yrittäjällä, minullakin on tarinani miten päädyin tähän nykyiseen työhöni ja yrittäjäksi Contractiaan.

Perustin Contractia Oy:n vuonna 2005. Halusin tehdä tätä sopimustenhallinnan työtä, mutta tuntui ettei sellaista ammattia tai valmista työpaikkaa ollut olemassakaan, joten perustin oman yrityksen ja aloin tehdä yrittäjänä tätä kutsumusammattiani.

Koulutustausta ja ensimmäinen yritysjuristityö toivat sopimusten pariin

Olen valmistunut vuonna 1999 Lapin yliopistosta oikeustieteiden maisteriksi. 2000-luvun alussa IT-huuman vuosina menin työhön tietoliikennealan yritykseen, ensin henkilöstöhallintoon ja sitä kautta pian samaan yritykseen yritysjuristiksi. Tuolloin meillä oli käytössä paperisopimuksille muutama kassakaappi sekä paperiarkisto arkistohuoneessa. Toki sopimuksia oli myös eri työpisteillä, osastoilla ja sopimuksia tekevät henkilöt pitivät niitä edelleen itsellään hallussaan.

Jotain asialle oli tehtävä

Sopimuskyselyt ja etsimiset kohdistuivat usein toimitusjohtajan sihteerille tai meille lakiosastolle. Usein sopimuspyynnöissä pystyi palvelemaan talon sisäisesti tai ulkoisia sopimuskumppaneita, mutta silloin tällöin sopimuksia tai vakuuksia jäi löytymättä, ja se harmitti.

Alkuvuosien aikana työnantajayritykseni teki useita yritysostoja, ostettiin lukuisia pienempiä yrityksiä, joita fuusioitiin osaksi ostavaa yritystä. Sitten tuli vastaan yritysosto, jossa ostimme itseämme suuremman yrityksen osakekannan. Tämän jälkeen hallittavavana oli kahden yhtiön sopimuskanta, noin 20-30 metriä sopimusasiakirjoja mapitettuna. Yritysjärjestelyjen myötä tehtiin lukuisia konsernin sisäisiä liiketoimintasiirtoja, sopimukset piti siirtää sopimus sopimukselta toiseen konserniyhtiöön, ilmoituksella tai pyytämällä suostumus toiselta sopimusosapuolelta. Jokainen yhtiö- ja sopimusjuristi tietää, että se on valtava urakka ja täytyy onnistua tarkasti oikein.

Tässä vaiheessa sopimusten etsiminen ja löytäminen, yritysjärjestelyt sekä sisäinen palvelu jota lakiosastolta käsin teimme muulle organisaatiolle, ei toiminut enää muistinvaraisesti tai entisiä arkistointopaikoista hakien. Oli tarvetta modernisoinnille ja uusille hallinnointitavoille, ottaa avuksi tietokantapohjainen järjestelmä, skannata paperisopimukset ja liitteet sekä ottaa käyttöön yhteisesti sovitut sopimustenkäsittelytavat ja -prosessit käyttöön koko konsernissa – myynnissä, hankinnoissa ja hallinnossa.

Sopimustenhallinnan kehityshanke – näin se lähti liikkeelle

Aloin vetää sopimustenhallinnan kehityshanketta vuonna 2003 ja tutustuin markkinoilla oleviin sovellustoimittajiin ja järjestelmiin niiden tarjoamiin ominaisuuksiin. Iso kehitysaskel kohti sähköistä sopimushallintaa oli kun saimme toimistolle yhdenmukaiset laitteet verkkoskannaukseen. Nyt oli mahdollista saada paperit skannattua nopeasti ja tietoturvallisesti verkkolevylle.

Hankintavertailun kautta löytyi sopiva toimittaja sopimustenhallintaan. Sitten suunnittelin sopimusluokittelun ja metatiedot sekä miten käyttöoikeudet ja sähköpostihälytykset toimivat. Järjestelmätoimittajan konsultti toteutti ne teknisesti järjestelmään. Tämän jälkeen alkoi käyttöotto, käyttäjien lisääminen ja koulutukset.

Kun järjestelmä otettiin käyttöön kesällä 2004 niin joulukuussa samana vuonna sopimusjärjestelmä sisälsi jo yli 5000 sopimusta.

Tästähän pitää kertoa muillekin, näin sai alkunsa Contractia Oy

Projekti onnistui hienosti, siitä kiitos myös toimittajalle sekä työkavereille projektiryhmässä ja käyttöönotossa mukana olleille henkilöille. Kävin vuosina 2004-2005 puhumassa useissa business-seminaareissa projektistamme ja monet yritysjuristikollegat innostuivat

”Tämä on tosi hyvä ja tarpeellinen, tule meillekin tekemään tämä sama juttu!”

Syksyllä 2005 perustin Contractia Oy:n, sopimustenhallinnan konsulttiyrityksen. Samana päivänä kun yritys rekisteröitiin kaupparekisteriin, minulla oli ensimmäinen asiakastapaaminen.

Suuri kiitos tästä työstä kuuluukin asiakkailleni, joita olen saanut palvella näinä vuosina. Olen ollut mukana yli 70 sopimustenhallinnan projektissa. Sopimustenhallinnan ympäristöjä on toteutettu 10 eri tekniselle alustalle. Asiakkaat ovat eri toimialoilta ja arvelen että näissä sopimustenhallinnan järjestelmissä hallinnoidaan näinäkin päivinä yhteensä satojatuhansia sopimuksia. Se on mahtava juttu ja siksi edelleen pidän ja motivoidun joka päivä tästä työstäni.

Olisi kiva kuulla kokemuksia myös teiltä

Työskenteletkö itse sopimustenhallinnan parissa? Mikä sai sinut innostumaan tästä tehtävästä? Kerro myös suurimmat voitot tehokkaampaan sopimustenhallintaan siirtymisen myötä.