Pohdittavia asioita sopimustenhallinnan tavoitteiden näkökulmasta
Asianhallinta
Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista, arkistointia ja hävittämistä sekä asiakirjatietojen hallintaa. (Lähde Wikipedia)
Julkishallinnon organisaatiot tarvitsevat toiminnassaan asianhallintaratkaisuja ja toimivan asianhallintajärjestelmän. Asianhallinnasta asia saa diaarinumeron ja asianhallintaan kirjataan asiaan liittyvän päätöksenteon vaiheet, päätökset sekä dokumentit.
Hilma-hankintailmoitukset ja sopimustenhallinnan tarve
Seuraan Hilmasta hankintailmoituksia sopimustenhallinnan alaan sopivilla hakusanoilla. Hyvin usein tällainen hankintailmoitus on kuitenkin tosiasiassa otsikoitu asianhallintajärjestelmän tai dokumenttienhallintajärjestelmän tarjouspyynnöksi.
Hilma eli hankintailmoitukset.fi on julkisten hankintojen ilmoituskanava, jossa julkisen sektorin hankintaorganisaatiot ilmoittavat tulevista hankinnoistaan, käynnissä olevista kilpailutuksistaan sekä päättyneiden kilpailutusten tuloksista.
Mahtuuko sopimustenhallinta vielä näihin ostoskasseihin?
Voiko asianhallinnalla toteuttaa tehokasta sopimustenhallintaa?
Julkishallinnon organisaatioilla on tarve uudistaa asianhallintaansa ja kilpailuttaa sekä vertailla asianhallintaratkaisuja. Samalla halutaan myös sopimustenhallinta kuntoon. Hyvänä tavoitteena on voida pärjätä vähemmällä määrällä tietojärjestelmiä. Tämä on täysin ymmärrettävää ja tavoiteltava päämäärä. Sillä saavutetaan monia synergiahyötyjä. Asianhallintaratkaisulla on ehkä aiemminkin hallinnoitu sopimuksia ja sopimukset ymmärretään dokumenteiksi. Asianhallinnasta sopimukselle saadaan diaarinumero ja kirjaamo arkistoi sopimuksia näillä tiedoin pysyväisarkistoissaan. Syinä voi olla myös, että asianhallintaratkaisujen ja -järjestelmien tarjoajat lupaavat niiden hoitavan myös sopimustenhallinnan tarpeet. Yhdistämisellä voi olla myös organisaation sisäisiä syitä. Usein projektiaika ja sisäiset resurssit eivät riitä kahden massiivisen järjestelmäkohteen uudistamiseen ja kilpailutukseen.
Asianhallinnan tarjoamat: arkisto ja dokumenttienhallinta
Kun sopimus on tehty, sen dokumentit käsitellään asiankäsittelyssä, asiakirjahallinnassa ja sähköisessä arkistoinnissa. Siitä lähtee liikkeelle tämän sopimuksen elinkaaren hallinnointi.
Vai päätyikö sopimus vain arkistoon ja homma on sillä selvä?
Asianhallinnan ja sopimustenhallinnan kriittinen arviointi tulee tehdä siinä, miten paljon asianhallintajärjestelmä todella tukee sopimustenhallintaa? Tukeeko se ns. pre-signature-vaihetta, johon liittyy mm. aloite uuden tai korvaavan sopimuksen tarpeellisuudesta, tarjouspyyntövaihe, neuvottelu, versiointi, päätös ja allekirjoitus. Tukeeko asianhallinta post-signature-vaihetta, johon kuuluu sopimuksen koko elinkaari, päivitykset, muutokset, hälytykset ja sopimuksen päättyminen.
Sopimuksiin tulee muutoksiakin ainakin kolmesta eri näkökulmasta:
- omasta organisaatiosta johtuen,
- sopimussisällön muutokset elinkaaren aikana; ja
- toisesta osapuolesta johtuvat muutokset.
Hallinnoidaanko näitä kaikkia tosiaan pätevästi pelkällä asianhallintaratkaisulla vuosia, jopa vuosikymmeniä eteenpäin? Arkistointi on pysyvä ja muuttumaton, sillä on siis hyvin erilainen tavoite kuin yllä kuvatuilla sopimustenhallinnan perusmuutostilanteilla.
Mistä julkishallinnon organisaation tulee varmistua hankkiessaan asianhallintaratkaisua myös sopimustenhallintaansa
Asianhallinta ja sopimustenhallinta menevät toki kohteissaan ja roolissaan osittain päällekkäin. Tehokasta sähköistä ja operatiivista sopimustenhallintaa ei voi kuitenkaan tehdä perusasianhallintaratkaisulla tai arkistoinnilla. Jos näissä yhdistettävissä hankinnoissa halutaan todella lyödä kaksi kärpästä yhdellä iskulla, asianhallintaratkaisujen toimittajien tulee voida luoda oman järjestelmänsä ”kylkeen” sopimustenhallinnan tarpeita tukeva ympäristö tai heillä tulee olla tarjota moduuli sopimustenhallinnan erityisiin tarpeisiin, jotta tietojärjestelmän ja kahden kohteen synergiahyödyt saadaan tehokkaasti toteutumaan.
Julkissektorin toimija, kun kilpailutat ja hankit sopimustenhallintaratkaisua, älä luovu sen tärkeistä tarpeista ja toiminnallisuuksista asianhallinnan, dokumenttienhallinnan tai arkistoinnin ”jyrätessä”.
Lupaako toimittaja ratkaista myös sopimustenhallinnan tarpeittesi mukaan?
Miten vakuutut myös siitä ennen toiminnallista laatuvertailua?
Selvitä sopimustenhallinnan toiminnallinen kyvykkyys tarjouspyyntö- ja laatuvertailuvaiheessa:
- tarjouspyynnön vaatimusmäärittelyllä; ja
- laatuvertailuvaiheessa tehokkaalla ominaisuuskartoituksella ja demokäsikirjoituksella.
Jos sopimustenhallinnan ja asianhallinnan yhdistäminen järjestelmähankinnassa kiinnostaa enemmän, ole yhteydessä. Käydään läpi sopimustenhallinnan perusvaatimuksia ja osaat yhdistää ne asianhallinnan vaatimusten osaksi.
Moikka,
Olisi kiinnostavaa lukea blogikirjoituksen sopimushallintajärjestelmän ja asianhallintajärjestelmän suhteesta toisiinsa, ja sopimustenhallintajärjestelmän vaatimuksista, erityisesti suhteessa tiedonhallintalakiin. Tarvitseeko esim. sopimustenhallintajärjestelmä itsessään jo täyttää tiedonhallintalain 26 § vaatimukset?
Hei Ia, kiitos kiitos blogiartikkelitoiveesta.
Sopimustenhallintajärjestelmän ja asianhallintajärjestelmän suhdetta olen analysoinut tässä yllä olevassa blogiartikkelissa. Tosiasiassa kaikki riippuu määrittelyistä, eli mitä asioita kulloisenkin ympäristön sopimustenhallintajärjestelmä hallinnoi ja kuinka paljon asianhallintajärjestelmän määrittelyt menevät ns. sopimustenhallinnan tavoitteiden ja kohteen päälle. Ovat kuin kaksi ympyrää, jotka menevät osittain limittäin toistensa päälle.
Molempia järjestelmiä varmasti määritellään ja parametroidaan ennen käyttöönottoa. Riippuu näistä määrittelyistä ja käyttöönoton kunnianhimosta molemmissa järjestelmissä miten paljon ne kattavat toistensa asioita.
Isoin vertailtava asia on pre-signature/post-signature -kohde, eli ovatko ne molempien järjestelmien kohteena, vai ottaako sopimustenhallintajärjestelmä ”kopin” hallinnoinnista asianhallinnan prosessin päätyttyä sopimuksen osalta.
Jos haluat tarkempaa analyysiä, niin se onnistuu helpoiten tutustumalla järjestelmiin, joita on käytössä, tai joita vertaillaan hankintaan. Olethan yhteydessä, autan mielelläni.
Tutkin vielä tarkemmin tuota toista kysymystäsi tiedonhallintalain 26 § vaatimuksista ja vastaan siihen erikseen tähän blogipostauksen kommenttiin.