Vakuudet
Missä organisaatiosi vakuudet ja niihin liittyvät dokumentit hallitaan? Ovatko ne erillään sopimuksista?
Liittyykö liiketoimintaanne tai hallintoonne keskeisesti vakuuksien antaminen tai saaminen?
Sopimukset eivät ole ainoa hallittava velvoitetyyppi organisaatiossa. Hyvin usein sopimustenhallinnan kehityshankkeissa tulee esiin kysymykset:
- Miten hallinnoimme lupa-asioita?
- Minne sopimukseen liittyvät vakuusasiakirjat talletetaan?
- Kuka seuraa sopimukseen kiinteästi liittyviä vakuuksia ja hoitaa niiden uusimisen tai päättämisen?
Vakuuksia voi olla annettuja ja saatuja. Ne liittyvät aina sopimuksiin, mutta niillä voi olla sopimuksista poikkeavat sopimusosapuolet, dokumentit ja elinkaari (päättyminen). Usein vakuuksien käyttöoikeusperiaatteet myös eroavat sopimustenhallinnan käyttöoikeuksista, sillä vakuuksia hoitaa eri henkilöt kuin varsinaisia sopimuksia.
Sopimustenhallinnan kannalta on tärkeätä tietää mitä vakuuksia niihin liittyy ja tämän vuoksi sopimustenhallintajärjestelmäympäristöihin suunnitellaan usein erillinen vakuushallinnan kirjasto. Sopimukset ja vakuudet voidaan siten linkittää toisiinsa, mutta niitä voidaan hallinnoida eri luokitteluilla, metatiedoilla ja käyttöoikeusprofiileilla.
Contractia on suunnitellut vakuushallinnan ympäristöjä logistiikka-alan ja konsultointialan organisaatioille.
Luvat
Onko organisaatiollasi paljon lupia: rakennuslupia, ympäristölupia, vienti- ja tuontilupia, käyttöoikeuslupia, viranomaisen tai kaupungin antamia muita lupia?
Miten niihin liittyviä asiakirjoja tai lupien voimassaoloa ja uusimista hallinnoidaan ja seurataan?
Liittyykö lupiin myös sopimuksia? Esimerkiksi myyntisopimukseen vientilupa tai urakkasopimukseen rakennus- tai toimenpidelupa?
Kun luvat ovat yritykselle tai julkishallinnon organisaation toiminnan kannalta merkittäviä tai niitä on määrällisesti paljon, kannattaa osaksi velvoitteenhallintaa suunnitella myös lupahallinnon ympäristö.
Luvat voivat olla saatuja tai annettuja. Lupahallinnassa on oma luokittelunsa ja metatiedot, usein myös oma käyttöoikeutettujen käyttäjien joukko ja oikeushallinta.
Silloin kun lupahallinto toteutetaan samalla järjestelmällä kuin sopimustenhallinta, on mahdollista luoda linkkejä ja relaatioita sopimusten ja lupien välillä. Toki lupahallinto voidaan rakentaa myös erillisenä velvoitekirjastonaan ja niihin liittyvien dokumenttien hallintana.
Contractia on toteuttanut lupahallinnon ympäristöjä energia- ja tietoliikennealalla toimiville organisaatioille.
