Julkishallinnon blogisarjan osa 2: ovatko kaikki julkishallinnon sopimukset hankintasopimuksia?

Julkishallinnon organisaatiot tekevät joka vuosi kymmeniätuhansia sopimuksia. Niitä sitoo Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (myöhemmin hankintalaki).

Monet julkishallinnon organisaatiot lähestyvät sopimustenhallintaa laissa säännellyn hankintaprosessinsa vuoksi usein vain hankintasopimusten näkökulmasta ja käyttävät hankintaan ja kilpailutukseen suunniteltuja järjestelmiä tukemaan tarjouspyyntövaihetta ja tarjoamisprosessia. Luonteva jatko julkishallinnon sopimustenhallinnalle on siis ottaa myös post-signature (sopimuksen allekirjoituksen jälkeisen elinkaaren seuranta) saman järjestelmän piiriin.

Mutta kaikki julkishallinnon tekemät sopimukset eivät ole hankintasopimuksia

Kuntakentässä on merkittäviä kaupunkikonserneja ja niissä yrityksiä, jotka toimivat liiketoiminnassaan kuten mikä tahansa yksityinen yritys, markkinaehtoisesti. Kunnilla ja valtiolla on liikelaitoksia ja niillä on paljon myös sell-side-sopimuksia, eli myyntipuolen sopimuksia, yhteistyösopimuksia ja muita liiketoimintaan liittyviä ja sitä mahdollistavia sopimuksia. Lisäksi nämä organisaatiot tekevät erilaisia yhteistyö- ja kumppanuussopimuksia, aiesopimuksia, esisopimuksia, salassapitosopimuksia, korvaussopimuksia, sovintosopimuksia, käyttöoikeussopimuksia ja myös muita ei-taloudellista (lue rahaa) liikuttavia sopimuksia. Huomioitavaa on myös, että kaikki hankintasopimukset eivät vaadi hankintalain mukaista menettelyä ja käsittelyä tarjouspyyntö- ja tarjousvaiheessa kilpailutus- ja hankintajärjestelmien prosessissa. Näitä ovat mm. kansallisen ja EU-rajan alittavat suorahankinnat, hankintalain poisrajaamat hankinnat tai kynnysarvojen alittavat hankinnat.

Miten näitä ei-hankintasopimuksia sitten hallinnoidaan julkishallinnon organisaatioissa jos ne eivät jatka matkaansa hankinta- ja kilpailutusjärjestelmästä post-signature-vaiheen sopimustenhallinnan seurantaan?

Sopimustenhallintajärjestelmää valittaessa julkishallinnon organisaation tai julkisomisteisen yrityksen on mietittävä myös muut tärkeät sopimustyypit kuin  hankintasopimukset. Niiden käsittely ja sopimustiedostojen hallinta sisältää tietenkin myös vastuun sopimusten seurannasta ja valvonnasta. Ja unohtamatta muutosten seurantaa ja sopimusosapuolissa tapahtuvia muutoksia.

Ohittavatko nämä muut sopimustyypit sopimusten seurannan ja valvonnan?

Ovatko sopimukset ja sopimuskumppanit näissä hankinta- ja kilpailujärjestelmät ”ohittavissa” sopimuksissa myös valvonnassa ja hallinnassa, jos niistä ei makseta laskuja tai ne eivät liikuta rahaa? Velvoitteita ja sopimuskumppanuuksia ne kyllä sisältävät.

Elinkaaren seuranta ja sopimuksen voimassaolotiedon paikkansapitävyys (voimassa/päättynyt) pitää myös todentaa sopimustenhallinnasta selkeästi vaikka sopimus ei kuuluisikaan kilpailutus- ja hankintasopimusten järjestelmään ja sen kohteeseen.

Jos työskentelet julkishallinnossa, tee mielessäsi testi tai keskustele työkaverin kanssa: minne laitatte esimerkiksi tällaiset sopimukset niiden tultua allekirjoitetuiksi ja miten niitä seurataan. Sopivatko myös ne näppärästi jo käyttämäänne sopimustenhallinnan ympäristöön ja sopimusseurantaan?

  • Kiinteistön kauppakirja
  • Vuokrasopimukset (ulos- ja sisäänvuokraus)
  • Kaupunginmuseon taidehankinnan sopimus
  • Kansallisen kynnysarvon alittava hankintasopimus
  • Aiesopimus kaupunkikonserniin kuuluvan yhtiön investointisopimuksesta ulkopuolisen toimijan kanssa
  • Salassapitosopimus konsulttiyhtiön kanssa
  • Hanselin tai muun yhteishankintayksikön puitesopimuksen perusteella tehty sopimus

Esimerkkejä näiden lisäksi on vaikka kuinka, ja laajasti tarkasteltuna julkishallinnolla on todella paljon sopimusvelvoitteita jotka eivät sovi hankintasopimuksen muottiin tai joita ei hallinnoida ennen sopimuksen tekemistä kilpailutus- tai hankintajärjestelmissä.

Sopimustenhallinnan ajantasaisuus ja yleinen sateenvarjonäkökulma kaikkiin olemassa oleviin ja voimassaoleviin velvoitteisiin on tärkeää myös julkishallinnon organisaatiossa.

Pistemäinen hallinnointi  erilaisin keinoin manuaalisesti eri työtavoin, eri järjestelmissä tai verkkolevyn kansioissa ei ole tehokkain tapa saada kuvaa sopimustenhallinnan nykytilasta

  • Kartoita eri sopimustyyppien hallinnointikeinot ja järjestelmät
  • Jääkö jokin sopimustyyppi ilman ”kotia” vain jonnekin verkkolevyn kulmalle tai sähköpostiin?
  • Onko hankintasopimusten hallinnan painopiste kilpailutus- ja tarjousvaiheessa ja sitten allekirjoitettu sopimus jää dokumenttina erikseen tallennuspaikkaansa eikä sitä seurata voimassaolokautensa aikana?
  • Kunta- ja kaupunkikonsernien yhtiöt ovat myös kaupungin, kunnan tai kuntayhtymän vastuulla ja valvonnassa ja siksi niiden sopimustenhallinta tulee järjestää asianmukaisesti.

Voit lukea Contractian blogista myös tämän blogisarjan aiemman artikkelin Asianhallinta – hoitaako se samalla myös sopimushallinnan? 

Nykytilan kartoitus kannattaa tehdä

Tähän on olemassa valmiiksi erinomaisia ja toimivaksi testattuja kysymyspatteristoja ja tutkimusmenetelmiä. Kootusta tiedosta hyötyvät sekä  asiaa kehittävät henkilöt että organisaation johto. Lue lisää Contractian tutkimuspalveluista.