Sähköinen allekirjoitus – olisiko sen aika myös teillä?

Monet organisaatiot pohtivat sähköisen allekirjoituksen käyttöönottoa tai ovat ottamassa sitä käyttöön näinä aikoina. Talvella pyörinyt VismaSignin televisiomainos on tarttunut tähän, nyt viimeistään korona-aikana esiin tulleeseen tarpeeseen. Useissa yrityksissä käytetään sähköistä allekirjoitusta normaalissa arjessa tai allekirjoitetaan sähköisesti, jos toinen sopimuskumppani tarjoaa tällaista allekirjoitustapaa.

Lukusuositus – Kauppalehden artikkeli Näin toimii sähköinen allekirjoitus – testissä 6 ratkaisua

Vinkkaan erinomaisesta 29.3.2021 ilmestyneestä Kauppalehden artikkelista Näin toimii sähköinen allekirjoitus – testissä 6 ratkaisua (toimittaja Aleksi Vähimaa). Aiemmin artikkeli ja vertailu on julkaistu TiVissä. Kiitos Aleksille, että saan linkittää ja kommentoida vertailua omassa blogissani.

Kauppalehden artikkeli vertailee ja käy hienosti läpi vertailtavien allekirjoitussovellusten ominaisuuksia ja niiden toiminnallisuuksia. Huom! Artikkeli on vain KL:n digitilaajille, mutta suosittelen lämpimästi sen ostamista lukuun jos et ole jo tilaaja.

Kauppalehden artikkelissa on vertailtu kuutta sähköisen allekirjoituksen toimittajaa ja sovellusta:

  • Adobe Sign
  • Assently E-Sign
  • SignHero
  • SignSpace
  • Sopimustieto
  • Visma Sign

Alalla toimijoiden yhdistymistä keväällä 2021

Alalla on tapahtunut keväällä 2021 myös merkittävä yrityskauppa kun Visma Consulting Oy osti Signom Oy:n. Signom on yksi Suomen johtavista sähköisen allekirjoituksen ratkaisuja tarjoavista yhtiöistä ja monelle teistä blogin lukijoista varmasti tuttu työkalu. Lisää tästä yrityskaupasta voit lukea Visman 22.3.2021 lehdistötiedotteesta.

Termit tutuiksi – sähköinen, elektroninen sekä digitaalinen allekirjoitus

Kauppalehden artikkeli nostaa erinomaisesti esiin myös tässä yhteydessä käytettävän terminologian eron.

Sähköisestä, elektronisesta sekä digitaalisesta allekirjoituksesta puhutaan yleisissä keskusteluissa mukavasti sekaisin ja ristiin, mutta niillä on eri merkitys. Eli kun puhut sähköisestä allekirjoituksesta, tarkenna vielä tarkoitatko elektronista vai digitaalista allekirjoitusta. Näille on olemassa eri sovellukset ja varmasti myös käyttötarkoitukset organisaatiossasi. Älä siis osta elektronista allekirjoitussovellusta, jos oikeasti tarvitsette digitaalista allekirjoituksen tekevän sovelluksen.

Omia lisänäkökulmiani sähköisen allekirjoitussovellusten vertailuun

Sopimustenhallinnan ammattilaisena jäin kaipaamaan Kauppalehden vertailuun muutamia näkökulmia, erityisesti suurempien organisaatioiden käyttötarpeiden näkökulmasta. Huomioithan ne omassa hankinnassasi ja toiminnallisessa vertailussa, jos ne ovat teille tärkeitä ominaisuuksia.

Nostan esiin viisi tärkeää hankinnan ja vertailun lisänäkökulmaa:

1. Monitiedostoisen sopimuksen allekirjoitus

2. Allekirjoituksen selkeä todentaminen samasta asiakirjatiedostosta

3. Sovellus eri allekirjoitustarkoituksiin – sisäiseen ja/tai ulkoiseen

4. Integraatiot, eli allekirjoitussovelluksen yhdistäminen muihin järjestelmiin tai tietoihin

5. Sähköinen allekirjoitus ei ratkaise post-signature sopimustenhallintaa ja pätevää sähköistä arkistointia

1. Monitiedostoisen sopimuksen allekirjoitus

Hyvin usein sopimus on monitiedostoinen kokonaisuus. Siinä on sopimusasiakirja, jonka lopusta löytyy allekirjoituskohdat ja liiteluettelo. Sitten on erillisinä tiedostoinaan sopimuksen liitteet, kuten yleiset ehdot, hinnasto, projektisuunnitelma, tekninen liite, piirustuksia tms. mitä milloinkin.

Harvoin sopimus on vain yksi näppärä PDF-tiedosto. Tiedostoja voi parhaimmillaan olla yli kymmenenkin, eikä harvinaista ole +20 liitettä. Vertailussa olisi hyvä kartoittaa  ominaisuutena sovelluksen kyvykkyys allekirjoittaa samalla kertaa useampi sopimuskokonaisuuteen liittyvä tiedosto ja mieluusti myös samalla allekirjoitusmaksulla! Monen palvelun hinta on sidottu allekirjoitettavien dokumenttien määrään.

Sovellukset saattavat mahdollistaa myös sopimusasiakirjojen ja liitteiden yhdistämisen ja näiden kaikkien allekirjoituksen yhdessä kootussa PDF:ssä. Huomioi post-signature-sopimustenhallinnassa, että liitteiden päivittyessä sopimuskauden aikana voi olla vaikea lukea kymmen- tai satasivuista allekirjoitettua alkuperäistä koottua jätti-PDF:ää ja ymmärtää myöhemmin päivittyneistä tai muutetuista liitteistä miten se on muuttanut alkuperäistä sopimuksen tilaa.

Liitteiden ja erityisesti liitettyjen vakioehtojen sitovuus edellyttää, että ne ovat tulleet sopimuksen osaksi ja osapuolilla on ollut tosiasiallinen mahdollisuus tutustua niihin etukäteen ja sitoutua niihin osana sopimuksen allekirjoitusta. Ns. vanhassa maailmassa se on tehty liitteen sivujen alakulmaan sopimusneuvottelijan, -tarkastajan tai allekirjoittajan nimikirjainparafoinneilla. Kaikista tärkeimmät sopimusasiat (mm. kaupalliset ehdot tai projektiaikataulu) on usein juuri siellä liitteissä ja itse sopimusasiakirja saattaa olla todella kevyt. Ns. ”pienellä präntätyt” asiat taas hoidetaan yleisten sopimusehtojen lausekkeilla. Niitäkin tarvitaan sopimus- ja riitatulkintojen apuna.

Peukalosääntönä voisi sanoa, että olemmilla osapuolilla tulee olla sama ”nippu” hallussaan ja allekirjoitettuna ja mahdollisuus vedota, että ”kyllä, tämä liite 5 yleiset ehdot on allekirjoitettu samalla kun sopimuskin allekirjoitettiin”.

Älä jätä liitteitä allekirjoittamatta sähköisesti. Myöhemmin on todella tärkeä todeta, että sopimus ja kaikki sen liitteet on allekirjoitettu molempien osapuolten toimesta, jotta niihin voidaan vedota tai voidaan aikojen päästä henkilöiden vaihduttua tietää mitä on sovittu.

Kartoita teille tyypillisiä sopimusrakenteita. Onko teillä omissa sopimuksissanne paljon liitteitä tai joudutteko allekirjoittamaan toisen osapuolen tekemiä sopimuksia, joissa on paljon liitteitä. Vertaile silloin erityisesti tuota monitiedostoisen sopimuksen allekirjoitusominaisuutta ja kustannusvaikutusta ennen allekirjoitussovelluksen hankintaa.

2. Allekirjoitus todennettavissa itse sopimustiedostosta, ei erillisestä ja irrallisesta allekirjoituskuitista

Tätä ominaisuutta pidän post-signature sopimustenhallinnassa todella tärkeänä. Allekirjoitus pitää olla todennettavissa ja selkeästi nähtävissä itse allekirjoitetusta tiedostoversiosta (esimerkiksi kuva-allekirjoituksena, alareunan leimakoodilla, viimeiseksi sivuksi yhdistyvänä allekirjoitussivuna tms. pätevällä tavalla). Jos allekirjoitus tulee jonnekin erilliseen tiedostoon, se tiedosto varmasti erkanee ja häviää ja sitten ihmetellään myöhemmin että ”onko tämä nyt se final-PDF, vai joku melkein viimeinen PDF, vai peräti se mikä allekirjoitettiin?”

Testiallekirjoita sopimus liitteineen. Jos katsoisit asiakirjaa kolmen vuoden päästä ilmenisikö siitä samasta tiedostosta selkeästi että sopimus on allekirjoitettu, kuka sen on allekirjoittanut kummaltakin puolelta ja milloin se on allekirjoitettu.

Tee sama testi myös uuden henkilön näkökulmasta. Voiko hän myös todentaa nämä tiedot yksiselitteisesti.

3. Sovellus eri allekirjoitustarkoituksiin – sisäiseen allekirjoitukseen ja/tai ulkoiseen allekirjoitukseen

Moni miettii sähköistä allekirjoitussovellusta ensisijaisesti sopimuksiin, jotka allekirjoitetaan ulkoisen tahon, eli toimittajan, asiakkaan tai uuden työntekijän kanssa.

Organisaatioissa allekirjoitetaan ja hyväksytään allekirjoituksin paljon myös sisäisiä sopimuksia, hankintoja, lupia ja hyväksymisiä. Myös konsernin eri liiketoiminnat tai juridiset yksiköt, kuten tytäryhtiöt ja emoyhtiö, allekirjoittavat keskenään sopimuksia. Ne voivat olla liiketoiminnan keskinäisiä sopimuksia, konserniyhtiöiden sisäisiä sopimuksia (siirtohinnoitteluun liittyviä asiakirjoja) tai sopimuksia hallinnollisista asioista ja hyväksymisistä.

Mieti haluaako organisaatiosi käyttää samaa allekirjoitussovellusta sisäiseen allekirjoitukseen ja sisäisten hyväksyntöjen kuittaamiseen?

Hyvä ratkaisu voi olla, että organisaatio hankkii ulkopuolisten tahojen kanssa tehtävään allekirjoitukseen yhden sovelluksen ja käyttää sisäisessä allekirjoituksessa jotakin muuta, vaikka kevyempää ja edullisempaa/maksutonta sovellusratkaisua. Sisäisessä allekirjoituksessa tietojärjestelmien integraatiot nousevat myös tärkeämpään asemaan. Siitä lisää seuraavassa kohdassa.

4. Integraatiot, eli yhdistäminen muihin tärkeisiin tietojärjestelmiin

Sopimustenhallinta ja sähköinen allekirjoitus eivät ole itsenäisiä ”saariaan”, mutta toki niitä voi myös käyttää irrallaan muista sovelluksista tai organisaation tietojärjestelmistä. Organisaatiot lähes aina haluavat integroida prosessejaan muihin tietojärjestelmiin ja sovelluksiin.

Jos haluat, että allekirjoitusoikeudet seuraavat henkilöstömuutoksia tai haluat että sähköisesti allekirjoitettu sopimus ja liitteet siirtyvät automaattisesti sopimustenhallinnan post-signature-prosessiin tai sähköiseen arkistoon, ota tämä myös huomioon hankintavertailussa sekä toki myös projektin budjetissa.

Erityisesti sisäinen allekirjoitus on hyvä integroida myös henkilöstöhallinnon tai laitehankinnan hyväksymisprosesseihin tai niihin liittyviin hallinnollisiin sovelluksiin. Näitä käytännön tilanteita voivat olla esimerkiksi palkkauslupa, lomalupa, työlaitteiden hankinta, kululaskun hyväksyminen, oikeuksien myöntäminen järjestelmiin tai muut vastaavat tilanteet mitkä vaativat esimiehen tai päällikön allekirjoituksen.

5. Sähköisen allekirjoituksen sovellus ei pätevästi ratkaise sähköistä arkistointia tai sopimustenhallintaa

Terminologisesti toimittajat saattavat puhua sähköisesti allekirjoitetun sopimuksen säilytyksestä omassa sovelluksessaan arkistointina. Oma näkökulmani on, että sähköinen allekirjoittaminen on yksi työvaihe, jonka jälkeen tiedosto pitää pätevästi hallinnoida post-signature-prosessissa organisaation omien ja omassa hallinnassa olevien toimintatapojen ja hallinnointiratkaisujen avulla.

Allekirjoitussovelluksen ”arkisto” on mielestäni työjono, josta tiedostot käsitellään ja lopuksi poistetaan kun hallinnointi siirtyy integraation tai manuaalisen käsittelyn kautta post-signature sopimustenhallintaan ja velvoitteen elinkaaren seurantaan.

Mitä mieltä sinä olet? Oletko löytänyt organisaatiollesi sopivan allekirjoitussovelluksen ja mitä näkökulmia haluaisit tuoda esiin muille samaa asiaa pohtiville kollegoille?

Tarvitsetko apua allekirjoitussovellusten vertailuun, oman organisaation tarpeiden kartoitukseen, tarjouspyynnön laadintaan tai demoesittelyohjeistukseen? Ole yhteydessä niin keskustellaan lisää.